Regularne tworzenie kopii zapasowych stanowi istotny element zarządzania danymi, wynikający z konieczności zabezpieczenia informacji przed możliwą utratą spowodowaną awarią sprzętu, problemami z oprogramowaniem, atakami hakerskimi oraz innymi nieprzewidzianymi zdarzeniami. Systematyczne tworzenie kopii zapasowych jest kluczowym środkiem umożliwiającym skuteczne przywracanie utraconych danych, minimalizując tym samym potencjalne straty finansowe i eliminując przerwy w działalności przedsiębiorstwa.
Podejście polegające na przechowywaniu kopii zapasowych poza lokalizacją firmy często staje się jedynym skutecznym środkiem w procesie przywracania informacji w przypadku zniszczenia infrastruktury IT. Taka praktyka stanowi integralną część strategii zapewnienia ciągłości działania organizacji, chroniąc ją przed poważnymi konsekwencjami wynikającymi z utraty kluczowych danych.